Comme toute bonne chose dans la vie, il y a un début et une fin et cela s’applique également à la vie d’une radio. Nous vous avons donc dressé une liste de règles à suivre pour chaque étape de la vie d’une radio, c’est-à-dire: le processus d’acquisition, la gestion de l’inventaire et la fin de vie utile de l’équipement.
1- Processus d’acquisition
Débutons avec le processus d’acquisition. Vous devez en premier lieu établir les spécifications des radios que vous désirez acquérir. Une fois que vous avez établi vos besoins, vous devez commencer le processus d’appel d’offres. ATTENTION : comme votre département d’achat vous le dira probablement, il y a des règles spécifiques à respecter afin de ne pas mettre votre organisation dans l’embarras. En effet, votre appel d’offres doit être composé de manière à permettre une concurrence pleine et ouverte. En d’autres termes, les fournisseurs de service compétents et intéressés par l’appel d’offres doivent pouvoir soumissionner sur le projet. Voici quelques exemples de situations qui restreignent la compétition :
– Exigences déraisonnables qui empêchent les fournisseurs de se qualifier
– Exiger une expérience inutile ou excessive
– Pratiques de prix non concurrentielles
– Conflits d’intérêts organisationnels
– Spécifier une marque de produit
– Préférences locales
Demeurez alerte face aux conflits d’intérêts et aux pratiques non concurrentielles qui peuvent restreindre et éliminer la compétition. Vous devriez également mettre sur papier les politiques et procédures qui concernent ce type de conflit. Un conflit d’intérêts se produit lorsque l’une des personnes suivantes à un intérêt financier ou autre dans l’entreprise qui remporte l’appel d’offres :
– Employé, officier ou agent
– Tout membre de la famille immédiate de cette personne
– Le partenaire de cette personne
– Une organisation qui emploie ou qui est sur le point d’employer l’une des personnes ci-dessus ou a un intérêt financier dans l’entreprise qui a obtenu le contrat.
Pour éviter les conflits d’intérêts, assurez-vous que vos officiers, employés et agents ne font aucune sollicitation et n’acceptent pas des gratuités, faveurs ou toutes autres formes de récompenses monétaires.
2- Gestion de l’inventaire
La gestion de l’inventaire est un mal nécessaire spécialement lorsque votre équipement a été financé à l’aide de subventions gouvernementales. Établissez un registre d’équipement par groupes, radios portables, radios dans les véhicules, radios fixes comme on retrouve dans les centres de communication d’urgence par exemple. Ce registre devrait inclure une description de l’équipement, le numéro de série ou autre identifiant, le titre, la date d’acquisition, le coût, le lieu, l’utilisation et sa condition, etc. Un inventaire physique devrait être effectué au moins une fois au deux ans quoique certaines organisations exigent que celui-ci soit fait annuellement.
3- Durée de vie utile
Lorsqu’une pièce d’équipement atteint la fin de sa vie utile, cela ne signifie pas pour autant que d’autres organisations ne pourraient pas en avoir besoin pour répondre à d’autres fins. Par exemple, les anciennes radios portatives des services policiers peuvent être utilisées par les employés du département des travaux publics. Lorsque des pièces d’équipements ne sont plus nécessaires, vous devez suivre les règles suivantes avant de vous en départir:
– S’assurer d’avoir des registres exacts sur toutes les acquisitions et cessions de biens acquis à l’aide de subventions.
– Les étiquettes d’identification sont placées sur les appareils.
– Un inventaire physique de l’équipement est mené périodiquement et ensuite comparé aux registres de propriétés.
– Les registres d’équipement contiennent toute l’information nécessaire.
– Des politiques et procédures sont en place pour assurer les responsabilités de la tenue des dossiers et les pouvoirs de disposition des biens qui ont atteint leur fin de vie utile.
Le directeur de l’agence de sécurité publique est généralement responsable de tous les biens qui sont achetés ou acquis par son agence. Il doit assigner quelqu’un qui aura la responsabilité de maintenir les registres d’inventaire du département en plus d’effectuer l’inventaire annuel. Tous les biens d’une valeur de 200$ et plus devraient être listés dans le registre à l’aide d’une étiquette d’identification. La personne en charge du financement a la responsabilité de conserver les registres de matériel et d’y ajouter ou retirer les pièces d’équipement. Ce registre devrait contenir le numéro d’identification, numéro de modèle, numéro de série, lieu, affectation des employés, date d’acquisition et le coût. Le coût inclus le transport, l’installation et les frais auxiliaires moins les escomptes (si applicable) lorsque le prix d’achat est connu. Si le prix d’achat est inconnu, utilisez la valeur estimée, indexée à la date d’acquisition. La subvention qui a permis d’acquérir le bien doit également être indiquée. En ce qui a trait aux biens qui ont atteint leur fin de vie utile, ils seront désignés comme des biens excédentaires et notés comme tels au registre d’inventaire.
Une fois que votre équipement a atteint sa durée de vie utile, vous devriez préparer un tableau qui contient le numéro d’identification, le type d’équipement, le numéro de modèle, le numéro de série ou tout autre identifiant. Cette grille devra être validée, signée et datée par les employés en charge du contrôle de l’équipement.
Prenez votre temps et assurez-vous de respecter toutes les règles en matière d’achat, d’utilisation, d’inventaire et de remplacement de l’équipement. Si vous n’êtes pas certain, informez-vous auprès d’un spécialiste en subvention.
